La plupart des départs n'ont rien de dramatique. Le setter trouve un client qui paie mieux, il repart en études, il monte sa propre offre, ou la mission a simplement fait son temps. Le dernier jour se fixe trois semaines à l'avance, tout le monde se quitte bien, et c'est précisément pour cela que personne n'a préparé la suite : un départ négocié ne ressemble pas à un incident, donc il ne déclenche aucun réflexe.
Reste que la boîte de réception qu'il laisse derrière lui n'est pas une boîte vide. Elle contient des devis envoyés la semaine dernière, deux rendez-vous calés pour le mois prochain, et une dizaine de personnes à qui quelqu'un a promis de revenir. Ce stock-là a une date de péremption courte, et il appartient à une tête qui ne sera plus là vendredi.
Cet article décrit ce qu'il y a à faire, dans l'ordre où cela se fait. Il suppose que l'ouverture des accès a déjà eu lieu, sujet qui a sa page à lui : confier ses DM à un setter sans donner son mot de passe explique ce que chaque plateforme prévoit pour inviter quelqu'un, et pourquoi le mot de passe transmis par message est le mauvais point de départ. Ici on prend le problème par l'autre bout.
Quatre chantiers, et la raison pour laquelle on les mélange
Les quatre tiennent dans la même semaine, mais ils n'ont ni la même urgence ni le même interlocuteur, et c'est en les traitant comme un seul qu'on finit par en bâcler trois.
Couper les accès est technique, se fait plateforme par plateforme, et ne concerne que toi. Récupérer le contexte des conversations en cours est un travail de passation, qui exige la coopération de la personne qui part et doit donc se faire pendant qu'elle est encore là. Tenir la voix relève de l'écriture et se joue dans les jours qui suivent, devant des prospects qui n'ont pas été prévenus que leur interlocuteur changeait. Le sort des données, enfin, est juridique, se règle par écrit, et vaut pour les mois d'après.
L'ordre compte, et il n'est pas celui qu'on croit. Le premier chantier est le plus visible, donc celui qu'on attaque en premier ; or c'est le second qui coûte le plus cher si on le rate, parce qu'un accès se retire encore très bien le lundi suivant, tandis qu'un contexte parti avec son propriétaire ne revient jamais.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire le premier jour
Le réflexe, quand un départ se passe mal, est de changer le mot de passe tout de suite. C'est le geste qui ferme le compte plutôt que le setter.
Une connexion depuis un appareil et une localisation inconnus est traitée par les plateformes comme un signal de sécurité, et l'article précédent détaille ce mécanisme avec les pages de Meta à l'appui. Si tu t'y prends depuis l'ordinateur d'un ami, à l'autre bout du pays, un soir où ton téléphone est déchargé, tu cumules exactement les conditions qui déclenchent une vérification, et tu es seul à pouvoir la lever. Pendant ce temps, personne ne lit la boîte, ni toi ni la personne que tu voulais en sortir.
Le changement de mot de passe reste utile, mais il arrive en fin de parcours et depuis ton appareil habituel. Sa limite est qu'il ne dit rien des accès nominatifs encore ouverts : quelqu'un qui a été invité sur ton compte le reste après ton changement de mot de passe, ce qui surprend toujours la première fois qu'on le constate.
Couper les accès, un par un, et vérifier deux fois
Chaque plateforme a son chemin, et chacune laisse un angle mort qu'on découvre en général trop tard.
Sur Instagram, l'accès partagé se gère depuis ton profil dans l'application, en ouvrant le menu puis la section du même nom. Meta précise dans son aide sur le partage d'un compte Instagram que l'accès se révoque à tout moment, que toute personne ayant accepté une invitation peut être retirée quand tu le décides, et que l'écran liste aussi les personnes dont l'accès a déjà été retiré, ce qui donne de quoi vérifier. Les autorisations se coupent au détail, celle qui ouvre la boîte de réception comme celle qui touche aux stories. Ces réglages ne sont d'ailleurs pas disponibles sur le site, seulement dans l'application, donc inutile de les chercher depuis un ordinateur.
L'angle mort d'Instagram se trouve du côté de ta Page. Meta écrit dans sa documentation sur la liaison entre un compte professionnel et une Page Facebook que dès lors que les deux sont reliés, quiconque dispose d'un accès à l'un ou à l'autre peut gérer les deux. Retirer l'accès au compte Instagram sans regarder les rôles de la Page laisse donc la porte ouverte, et cette porte ne se voit pas depuis l'écran où tu viens de travailler.
Sur WhatsApp, on déconnecte un appareil plutôt qu'on ne retire une personne, puisque le compte est adossé à un numéro. Depuis ton téléphone, la page d'aide consacrée à la déconnexion décrit le chemin : le menu, puis Appareils connectés, puis l'appareil concerné, puis Déconnexion. WhatsApp documente par ailleurs qu'on peut vérifier les appareils connectés à son compte et fermer d'un coup toutes les sessions web actives depuis le téléphone, ce qui est la manœuvre à faire quand on ne sait plus quel navigateur a servi.
Cette même page porte une phrase qui décide de tout ce que tu pourras reconstituer ensuite : WhatsApp indique ne pas pouvoir fournir d'information sur les personnes qui ont accédé au compte, ni sur la date ou le lieu de l'accès. Tu peux donc fermer, mais tu ne pourras pas savoir ce qui s'est passé avant que tu ne fermes.
Sur LinkedIn, la messagerie d'un profil ne se délègue pas, ce que l'article précédent établit en citant le contrat d'utilisation, et il n'y a donc rien à y retirer. Ce qui se retire est un rôle sur une Page. L'aide de LinkedIn sur la suppression d'un rôle d'administrateur demande d'être super administrateur, puis de passer par les paramètres et la gestion des administrateurs, où une icône de suppression se trouve à droite de chaque nom. Une contrainte de la plateforme se prépare à l'avance : toute Page doit conserver au moins un super administrateur, donc si tu es le seul, il faut en désigner un autre avant de pouvoir te retirer toi-même.
L'angle mort y est le même qu'ailleurs, et symétrique de celui d'Instagram. LinkedIn précise dans sa page sur la suppression des administrateurs depuis Business Manager que retirer quelqu'un d'une Page ne le retire pas de Business Manager, où il conserve les accès aux autres Pages et comptes qui lui avaient été attribués. La révocation s'y fait séparément, par la recherche de la personne puis l'option de révocation de l'accès.
Il y a donc une règle commune aux trois, et elle est la seule chose à retenir de cette section : un accès retiré là où tu l'avais donné peut très bien survivre là où tu ne l'avais pas regardé. Fais donc la liste des endroits avant d'en retirer un seul.
Récupérer un contexte qui vit dans une tête
C'est le chantier qui ne se rattrape pas, et celui que les départs à l'amiable négligent le plus, parce qu'une passation ressemble à une formalité quand tout le monde se quitte bien.
Ce qui manque après coup n'est jamais l'historique, qui reste lisible dans le fil. C'est tout ce qui n'y a pas été écrit : la raison pour laquelle cette personne a décalé deux fois, le fait que celle-là attend l'accord de son conjoint, le prix qui a été évoqué à l'oral pendant un appel, la promesse de revenir en novembre. Un closer connaît bien ce besoin, puisque c'est exactement la matière qu'on lui transmet avant un rendez-vous, et ce qu'un setter devrait passer avant l'appel donne la liste de ce qui compte vraiment. Un départ demande la même chose, à la différence près qu'il la demande pour toutes les conversations ouvertes en même temps.
En pratique, cela tient en une séance et quelques lignes par personne. Demande, avant le dernier jour, la liste des conversations où quelque chose est en cours, et pour chacune ce qui a été promis, à quelle date, et ce que la personne attend maintenant. Ce qui a été dit de vive voix et n'apparaît nulle part dans le fil est le plus précieux, puisque c'est la seule part que tu ne pourras pas reconstituer seul.
Un setter qui tient plusieurs clients travaille déjà avec ce genre de notes, comme le montre l'organisation d'un setter freelance, et la demande n'a donc rien d'extravagant. Elle se formule simplement, et elle se formule tôt.
Ce que ton prospect voit quand la plume change
Pendant que tu t'occupes d'accès et de passation, les gens qui discutaient avec ton setter continuent de vivre une conversation commencée avec quelqu'un d'autre. Ils ne savent rien du départ, et le changement de ton est ce qu'ils remarqueront en premier.
Ce détail est souvent traité comme un sujet de confort alors qu'il décide de réponses. Une personne qui discutait depuis trois semaines avec un interlocuteur familier reçoit soudain un message plus sec, ou plus commercial, ou simplement écrit autrement, et elle le lit comme un signe que quelque chose a changé du côté de l'offre. La question de la voix est traitée pour elle-même dans faire écrire ses messages par une IA sans perdre sa voix, et le problème d'un départ en est le cas le plus concret.
La sortie la plus simple consiste à ne rien cacher, sans en faire une annonce. Une phrase suffit, posée au début du premier message que tu envoies toi-même :
Hugo a quitté l'équipe la semaine dernière, c'est moi qui reprends nos échanges. J'ai relu tout ce qu'on s'est dit, tu n'as rien à me réexpliquer.
C'est la seconde moitié qui fait le travail. Dire qu'on a relu, puis le prouver en reprenant le fil exactement là où il s'était arrêté, désamorce ce que le prospect redoute vraiment, qui n'est pas de changer d'interlocuteur mais de devoir tout raconter une deuxième fois.
Ce que ton ancien setter a le droit d'emporter
Reste la question dont personne ne parle au moment de se serrer la main, et qui se pose trois mois plus tard, le jour où un de tes anciens prospects te dit avoir reçu un message de ta part qui ne venait pas de toi.
Quand un prestataire traite des données pour ton compte, il en est le sous-traitant, et son statut lui interdit de s'en servir pour lui. La CNIL est explicite dans sa fiche sur la réutilisation de données confiées par un responsable de traitement, publiée le 11 janvier 2022 : le sous-traitant ne peut pas réutiliser ces données pour son propre compte, de sa propre initiative, et celui qui le fait est qualifié de responsable de ce traitement, donc passible de sanctions. Une réutilisation reste possible, mais à deux conditions cumulées : elle doit être compatible avec le traitement initial, ce que tu établis par un test de compatibilité, et elle doit faire l'objet de ton autorisation écrite. Une autorisation générale donnée d'avance n'est pas admise, le test devant être conduit pour chaque traitement déterminé.
Le sort des fichiers en fin de mission se règle au même endroit, dans le contrat. Le modèle de clauses de sous-traitance publié par la CNIL prévoit qu'au terme de la prestation, le sous-traitant détruise toutes les données ou les renvoie, le renvoi devant s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes, et la destruction devant être justifiée par écrit. La CNIL recommande d'ailleurs, dans sa fiche sur la gestion de la sous-traitance, de prévoir au contrat les conditions de restitution et de destruction des données en fin de contrat, et de ne pas démarrer une prestation avant d'avoir signé.
Deux phrases ajoutées à ta prestation de services couvrent l'essentiel, et elles s'écrivent mieux avant le départ qu'après : ce que la personne fait des exports et des notes le dernier jour, et le fait qu'elle n'utilise pas tes contacts pour elle. Le reste de tes obligations sur ces conversations est traité dans ce que tu dois pouvoir prouver sur tes messages privés, et le registre qui y est décrit sert justement à savoir où sont les copies le jour où tu veux les récupérer.
Cet article donne une information générale et ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit sur ta situation.
Ce que Ficiel fait de ce moment, et ce qu'il ne fait pas
Ficiel ne révoque aucun accès de plateforme et ne ferme aucune session Instagram, WhatsApp ou LinkedIn. Les gestes de la section précédente restent à faire à la main, chez Meta et chez LinkedIn, et aucun outil ne les fait à ta place.
Ce qui change se situe ailleurs, sur les deux chantiers qui coûtent le plus cher. Le plan Essentiel inclut deux sièges, le tien et celui de ton setter, chacun avec son propre accès, et retirer ce second siège ferme l'accès tout de suite, en annulant au passage une invitation restée ouverte. Surtout, les messages qu'il a envoyés restent attribués à son nom, parce que le retrait d'un membre a été construit pour n'effacer aucun envoi. Tu peux donc ouvrir la boîte le lendemain et savoir qui a écrit quoi, ce qui est la pièce qui manque le plus souvent au moment de reprendre un fil.
Deux limites vont avec. Cette attribution ne vaut que pour les envois faits depuis Ficiel, donc un message parti du téléphone de la personne n'y figure pas, et elle ne s'applique pas aux messages reçus, qui n'ont pas d'auteur de ton côté. Et si tu gères les comptes de plusieurs clients, la difficulté porte sur la séparation entre eux autant que sur les accès, ce que décrit gérer les messages de plusieurs comptes clients.
Sur la voix, enfin. Kord est l'agent IA de Ficiel : il relit les conversations, retrouve les prospects qui dormaient, prépare les relances avec la vraie voix de l'utilisateur, et c'est toujours l'humain qui valide l'envoi. Le ton qu'il apprend est celui du compte et de son historique, pas celui de la personne qui est partie, ce qui aide au moment où la plume doit redevenir la tienne.
Par où commencer, cette semaine
Si le départ est déjà annoncé et que la date n'est pas encore là, commence par la passation, qui est la seule chose qui expire. Une séance, la liste des conversations en cours, et pour chacune ce qui a été promis et quand.
Fais ensuite la liste des endroits où un accès existe, en l'écrivant en entier avant d'en retirer un seul : accès partagé Instagram, rôles sur ta Page Facebook si elle est reliée, appareils connectés WhatsApp, administrateurs de ta Page LinkedIn, puis ton Business Manager, qui se traite séparément. Retire-les dans cet ordre, puis repasse par chaque écran le lendemain pour vérifier, parce que c'est le deuxième passage qui attrape les survivances.
Ajoute les deux phrases sur les données à ta prestation de services, pour la prochaine personne que tu recruteras. Et reprends tes conversations en cours une par une pour écrire le premier message de ta main, en commençant par celles où quelqu'un attend une réponse depuis plus d'une semaine : ce sont elles qui décident si le départ coûte des ventes ou seulement une après-midi.
FAQ
C'est quoi Ficiel ?
Ficiel est une boîte de réception IA pour coachs et setters : elle ressort les anciennes conversations Instagram, WhatsApp et LinkedIn à relancer, prépare le message, et rien ne part sans validation humaine. Pour le cas d'un départ, ce qui compte est que les envois faits depuis l'outil restent attribués à la personne qui les a envoyés, y compris après son retrait, et que le second siège se ferme sans toucher à tes propres accès.
Comment retirer à un setter l'accès à mes messages Instagram ?
Depuis l'application, dans le menu de ton profil, à la section de l'accès partagé. Meta indique que l'accès se révoque à tout moment, que toute personne ayant accepté une invitation peut être retirée, et que les autorisations se coupent au détail, celle qui ouvre la boîte de réception comprise. Ces réglages ne sont pas accessibles depuis le site, seulement dans l'application. Pense ensuite à regarder les rôles de ta Page Facebook si elle est reliée au compte, puisqu'un accès à la Page permet aussi de gérer le compte Instagram.
Faut-il changer son mot de passe quand un setter s'en va ?
Oui, mais à la fin et depuis ton appareil habituel. Fait dans l'urgence depuis un ordinateur et une ville inconnus de la plateforme, ce changement déclenche une vérification de sécurité que toi seul peux lever, et la boîte reste fermée pour tout le monde en attendant. Il ne remplace pas le retrait des accès nominatifs, qui survivent au changement de mot de passe.
Mon ancien setter peut-il garder mes contacts et les prospecter ?
Non, pas de sa propre initiative. La CNIL rappelle qu'un sous-traitant ne peut pas réutiliser pour son propre compte les données qui lui ont été confiées, et que celui qui le fait devient responsable de ce traitement, donc passible de sanctions. Une réutilisation suppose qu'elle soit compatible avec la finalité d'origine et que tu l'aies autorisée par écrit, une autorisation générale donnée d'avance n'étant pas admise.
Que doit-il faire des exports et des notes qu'il a sur mes prospects ?
Le modèle de clauses de la CNIL prévoit qu'au terme de la prestation, le sous-traitant détruise les données ou les renvoie, le renvoi s'accompagnant de la destruction de toutes les copies existantes, et la destruction se justifiant par écrit. La CNIL recommande de prévoir ces conditions au contrat plutôt que de les négocier au moment du départ.
Comment savoir ce que mon setter a envoyé pendant la mission ?
Sur WhatsApp, tu ne le sauras pas, la plateforme indiquant ne pas pouvoir fournir d'information sur les personnes ayant accédé au compte, ni sur la date ou le lieu de l'accès. C'est la raison pour laquelle l'attribution se joue au niveau de l'outil que la personne utilise pour écrire, et non au niveau de la messagerie : dans Ficiel, chaque envoi fait depuis l'application garde le nom de son auteur après son départ.
Par quoi commencer quand le départ est annoncé pour la semaine prochaine ?
Par la passation, parce qu'elle est la seule chose qui disparaisse avec la personne. Les accès se retirent encore très bien quelques jours plus tard, le contexte des conversations en cours, non. Demande la liste des échanges où quelque chose est en attente, avec ce qui a été promis et à quelle date, en insistant sur ce qui a été dit à l'oral et n'apparaît nulle part dans les fils.
